Información legal

Aviso de privacidad y tratamiento de datos personales

Aviso de privacidad

Johana Marcela Ospina, persona natural que ejerce actividad comercial bajo el nombre comercial iNsuempresa (en adelante, iNsuempresa), cuenta con bases de datos que contienen la información que usted nos suministra, la cual es recolectada con fines comerciales, de mercadeo, de atención y soporte, de control y demás actividades propias de la prestación de nuestros servicios.

Para iNsuempresa lo más importante son nuestros clientes, proveedores, colaboradores y, en general, cualquier persona que tenga un vínculo con nosotros. Por ello, en calidad de Responsable del tratamiento de datos personales, aplicamos lineamientos, políticas, procedimientos y programas de privacidad que protegen sus datos personales, mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad técnicas y administrativas, a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a ellos, en cumplimiento de lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, que podrá ser consultada en esta misma página.

Los derechos que le asisten como titular de la información son: conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales; solicitar la prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso que se da a sus datos personales; presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas de datos personales; revocar la autorización otorgada y consultar de forma gratuita los datos personales previamente autorizados.

Los datos que usted nos suministra a través de nuestro sitio web, WhatsApp, correo electrónico o cualquier otro canal de atención (como nombre, empresa, cargo, teléfono y correo electrónico) se utilizan para atender sus solicitudes, prestar los servicios contratados, enviarle información sobre nuestros servicios y cumplir nuestras obligaciones legales.

Al suministrarnos información sujeta a la Política de Tratamiento de Datos Personales, usted autoriza de manera inequívoca a iNsuempresa para efectuar el tratamiento de dichos datos. iNsuempresa podrá compartir sus datos personales con terceros que actúen como encargados del tratamiento, como proveedores de servicios tecnológicos, únicamente para el desarrollo de su actividad. En dichos supuestos, le informamos que iNsuempresa adoptará las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la Política de Tratamiento de Datos Personales, así como con los principios establecidos en la ley.

Para dudas e inquietudes relacionadas con el tema, o para ejercer sus derechos, puede escribir al correo servicioalcliente@insuempresa.com indicando la petición, solicitud o derecho que ejerce, su nombre y apellidos y los datos de contacto para recibir notificaciones. Así mismo, dispone de nuestra línea de atención PQRS (Preguntas, Quejas, Reclamos y Sugerencias) por WhatsApp al 304 606 3913.

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Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 1 · Vigente desde el 23 de septiembre de 2026.

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: Johana Marcela Ospina, persona natural que ejerce actividad comercial bajo el nombre comercial iNsuempresa (en adelante, iNsuempresa).
• Domicilio: Bucaramanga, Santander, Colombia.
• Correo electrónico: servicioalcliente@insuempresa.com
• WhatsApp y línea PQRS: 304 606 3913
• Sitio web: www.insuempresa.com

2. Marco legal y alcance

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

Aplica a todos los datos personales que iNsuempresa recolecta, almacena, usa, circula o suprime, por cualquier canal: sitio web, WhatsApp, correo electrónico, teléfono, redes sociales, reuniones y documentos físicos o digitales.

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los datos relativos a la salud.
• Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento.
• Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado, para que realice el tratamiento por cuenta del responsable.

4. Principios

En el tratamiento de datos personales, iNsuempresa aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Datos que tratamos y para qué los usamos

Clientes y personas interesadas en nuestros servicios. Tratamos datos como nombre, número de identificación o NIT, RUT, empresa, cargo, teléfono, correo electrónico, dirección y datos de facturación y pago, con las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes, consultas y cotizaciones.
• Prestar, agendar y hacer seguimiento a los servicios contratados: soporte y capacitación en el software Helisa, nómina y talento humano, seguridad y salud en el trabajo, y desarrollo de software.
• Gestionar la venta, activación y renovación de licencias Helisa. Para ello, los datos necesarios se comparten con Proasistemas S.A., fabricante del software.
• Facturar, gestionar pagos y verificar soportes de pago.
• Enviar información sobre nuestros servicios, novedades normativas y contenidos educativos. Usted puede pedir en cualquier momento que dejemos de enviarle esta información.
• Conocer su nivel de satisfacción con nuestros servicios.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.

Proveedores y contratistas. Tratamos datos de identificación, contacto y datos bancarios, para gestionar la contratación, los pagos y las obligaciones legales derivadas de la relación.

Personas que trabajan o prestan servicios con iNsuempresa. Tratamos los datos necesarios para cumplir las obligaciones laborales o contractuales, de seguridad social y legales.

Visitantes del sitio web. El sitio web no tiene formularios de registro. Si usted nos escribe por WhatsApp o por correo desde el sitio, tratamos los datos que nos comparta para atender su solicitud. El proveedor de alojamiento del sitio puede registrar datos técnicos, como la dirección IP y el tipo de navegador, con fines de seguridad. El sitio solo usa las cookies técnicas necesarias para su funcionamiento; si más adelante usamos herramientas de medición, actualizaremos esta política.

6. Datos de trabajadores de nuestros clientes

Cuando prestamos servicios de nómina, talento humano o seguridad y salud en el trabajo, accedemos a datos de los trabajadores de la empresa cliente, como identificación, salario, afiliaciones a seguridad social, datos bancarios, novedades laborales y, en algunos casos, datos sensibles relacionados con la salud en el trabajo.

En estos casos, la empresa cliente, como empleadora, es la responsable del tratamiento y debe contar con la autorización de sus trabajadores. iNsuempresa actúa como encargada del tratamiento y se compromete a:

• Tratar los datos únicamente para prestar el servicio contratado y según las instrucciones de la empresa cliente.
• No usar los datos para fines propios ni compartirlos con terceros no autorizados.
• Tratar los datos sensibles con reserva y solo en la medida necesaria para el servicio, conforme a la normatividad de seguridad y salud en el trabajo.
• Aplicar medidas de seguridad para proteger la información.
• Devolver o suprimir los datos al terminar el servicio, salvo que exista un deber legal de conservarlos.

7. Datos sensibles

Los datos sensibles, como los relativos a la salud, solo se tratan cuando son necesarios y con la autorización explícita del titular, salvo las excepciones que establece la ley. Al solicitarlos, le informaremos cuáles son sensibles y para qué se usarán. Usted no está obligado a suministrar datos sensibles, y ninguna actividad quedará condicionada a que los entregue.

8. Datos de niñas, niños y adolescentes

Solo tratamos datos de menores de edad cuando es necesario, por ejemplo para la afiliación de beneficiarios a la seguridad social, a través de su representante legal y respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

9. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante iNsuempresa.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

10. Autorización

iNsuempresa solicita su autorización de forma previa, expresa e informada. La autorización puede darse por escrito, por medios electrónicos (por ejemplo, correo electrónico o mensaje de WhatsApp), de forma verbal o mediante conductas inequívocas, como escribirnos para pedir información sobre nuestros servicios. Conservamos prueba de la autorización.

No se requiere autorización cuando la información sea requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, se trate de datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley, o se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas.

11. Responsable de atender consultas y reclamos

Las consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales las atiende directamente Johana Marcela Ospina, a través de:

• Correo electrónico: servicioalcliente@insuempresa.com
• WhatsApp (línea PQRS): 304 606 3913

12. Procedimiento para consultas y reclamos

Quién puede presentarlos. El titular, acreditando su identidad; sus causahabientes; su representante o apoderado; o quien haya sido autorizado por estipulación a favor de otro.

Consultas. Si desea conocer la información que tenemos sobre usted, escríbanos por cualquiera de los canales indicados. La consulta se responde en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, le informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos. Si considera que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o si advierte un posible incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo que incluya su identificación, la descripción de los hechos, la dirección o correo para recibir respuesta y los documentos que quiera hacer valer.

• Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Si pasan dos (2) meses sin que se complete la información, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si iNsuempresa no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y le informará de ello.
• Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo del reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite».
• El reclamo se responde en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible hacerlo en ese plazo, le informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

13. Transferencia y transmisión de datos

iNsuempresa puede transmitir datos personales a proveedores que actúan como encargados del tratamiento, como servicios de alojamiento web, correo electrónico, almacenamiento en la nube, mensajería y facturación electrónica. Algunos de estos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia. En todos los casos, se exige que traten los datos solo para prestar su servicio y con medidas de confidencialidad y seguridad.

Los datos necesarios para la venta y activación de licencias Helisa se comparten con Proasistemas S.A. Los datos también podrán entregarse a autoridades cuando la ley lo exija.

14. Seguridad de la información

iNsuempresa adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, como controles de acceso a equipos y cuentas, copias de seguridad y acceso restringido a la información.

15. Vigencia

Esta política rige desde el 23 de septiembre de 2026. Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y el tiempo que exijan las normas legales, contables y tributarias.

Cualquier cambio sustancial en esta política se comunicará oportunamente a través del sitio web www.insuempresa.com, antes de implementarlo.